通知公告

各部门、各二级学院：

学校档案室即将建成，档案工作即将启动，请各部门对本单位档案指派一名兼职档案员做好2021年度档案材料归档工作，现通知如下：

一、归档范围

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、组织部、宣传部等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

（三）教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（四）科研类：主要包括反映学校科学研究过程等活动的文件材料，科学研究项目（包括教研类项目）完成全过程中形成的材料。

（五）基本建设类：主要包括反映学校基本建设类项目从前期准备到竣工验收全过程的文件材料。

（六）财会类：主要包括学校在财务管理工作过程中形成的文件材料、账簿、凭证等。

（七）实物类：主要包括学校各单位、各二级学院和个人获奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及具有保存价值的实物。

（八）涉密文件材料，由各部门兼职档案员单独移交。

（九）凡2021年度形成的属于归档范围的各类档案材料都应归档，归档材料应齐全完整。

二、文件材料的不归档范围

（一）上级机关普发性不需办理的文件材料；上级机关征求意见未定稿的文件材料；任免、奖惩非本校工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

（二）高校内部文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的人民来信、电话记录，高校之间互相抄送的文件材料。

（三）同级单位的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

（四）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，以参考为目的而收集的文件材料。

三、质量要求

（一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。

（二）实行纸质文件、电子文件双套归档制。没有电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档；电子文件归档时，必须同时提供纸质文件。

（三）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。

（四）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

四、归档时间

（一）党群、行政、教学、实物等类档案于5月31日前归档。

（二）科研类：档案在项目完成后2个月内归档。

（三）仪器设备类:档案应在仪器设备验收完毕投入使用2个月内完成归档。

（四）基建档案在项目完成后三个月内归档。

（五）财会档案：在会计年度终了后，可由财务处保管三年，期满后于次年6月底前归档。

（六）涉密文件材料:由各部门兼职档案人员单独移交。

五、归档程序

各单位、各二级学院兼职档案员负责统一向综合档案室移交归档材料。移交时填写附件今晚买四不像必中《归档材料移交清单》，一式两份，由移交单位兼职档案员和档案室工作人员签字移交，双方各执一份，以备查验。

附件：1.今晚买四不像必中归档材料移交清单

      2.高等学校档案归档范围和保管期限表

                                                                                                 今晚买四不像必中校长办公室

                                                                                                       2022年4月13日